Klauzula informacyjna RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, zwanego dalej „RODO”), informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Międzychodzki Ośrodek Sportu, Turystyki i Rekreacji sp. z o.o. w Międzychodzie, z siedzibą przy ul. Dworcowej 22, 64-400 Międzychód, zwany dalej „Administratorem” lub „Spółką”.

Dane kontaktowe Administratora:

• Adres: ul. Dworcowa 22, 64-400 Międzychód.
• Adres e-mail: biuro@mostir-miedzychod.pl.

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO.

Adres e-mail Inspektora Ochrony Danych: iodo@mostir-miedzychod.pl.

3. Kategorie osób, których dane dotyczą

Niniejsza klauzula informacyjna dotyczy w szczególności:

1. Osób kontaktujących się ze Spółką osobiście, telefonicznie, drogą elektroniczną lub korespondencyjną.
2. Osób składających zapytania, wnioski, reklamacje oraz inne zgłoszenia.
3. Kontrahentów Spółki oraz osób reprezentujących kontrahentów lub działających w ich imieniu.
4. Klientów korzystających z usług świadczonych przez Spółkę, w tym z Hali Sportowej, Stadionu Miejskiego oraz pozostałych obiektów sportowych i rekreacyjnych.
5. Osób dokonujących rezerwacji obiektów, zawierających umowy, dokonujących płatności oraz korzystających z odpłatnych i nieodpłatnych usług Spółki.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) Obsługa korespondencji, zapytań i kontaktów ze Spółką

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu komunikacji, udzielaniu odpowiedzi oraz obsłudze kierowanych zapytań, o ile w danej sytuacji nie znajduje zastosowania inna właściwa podstawa prawna.

b) Zawieranie i wykonywanie umów oraz świadczenie usług

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie niezbędnym do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, lub do wykonania umowy, której ta osoba jest stroną.

c) Obsługa rezerwacji oraz korzystania z obiektów sportowych i rekreacyjnych

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy z osobą fizyczną.

W pozostałych uzasadnionych przypadkach na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu organizacji korzystania z obiektów i prawidłowej obsługi klientów, z uwzględnieniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.

d) Wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Spółce

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w szczególności w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej, realizacji obowiązków podatkowych, rozliczeniowych oraz innych obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

e) Współpraca z kontrahentami oraz osobami ich reprezentującymi

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu współpracy gospodarczej, utrzymywaniu kontaktów biznesowych oraz obsłudze umów zawieranych z kontrahentami.

W przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi podstawą przetwarzania danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

f) Ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie jego praw i interesów.

g) Realizacja innych celów wymagających zgody

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli w określonym przypadku osoba, której dane dotyczą, wyraziła dobrowolną zgodę na przetwarzanie danych osobowych w konkretnym celu.

5. Zakres przetwarzanych danych osobowych

W zależności od celu przetwarzania oraz charakteru kontaktu lub świadczonej usługi Administrator może przetwarzać w szczególności:

1. Imię i nazwisko.
2. Adres zamieszkania lub adres korespondencyjny.
3. Numer telefonu i adres poczty elektronicznej.
4. Dane identyfikacyjne i rozliczeniowe niezbędne do zawarcia umowy, wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego.
5. Dane dotyczące rezerwacji, zawartych umów, płatności i świadczonych usług.
6. Informacje zawarte w korespondencji, wnioskach, zgłoszeniach i dokumentach przekazanych Administratorowi.
7. Dane osób reprezentujących kontrahentów, w tym informacje dotyczące pełnionej funkcji oraz służbowe dane kontaktowe.
8. Inne dane niezbędne do realizacji określonego celu przetwarzania.

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie adekwatnym i niezbędnym do realizacji określonych celów.

6. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. Podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne, hostingowe, księgowe, prawne, serwisowe i inne usługi wspierające działalność Spółki.
2. Bankom i operatorom płatności w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń.
3. Operatorom pocztowym oraz podmiotom świadczącym usługi doręczania korespondencji.
4. Organom publicznym oraz innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Dane osobowe przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, w szczególności:

1. Dane związane z zawarciem i wykonywaniem umów – przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres niezbędny do jej rozliczenia oraz dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.
2. Dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa.
3. Dane związane z korespondencją, zapytaniami i zgłoszeniami – przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony jej charakterem oraz ewentualną potrzebą wykazania prawidłowości jej załatwienia.
4. Dane dotyczące rezerwacji i korzystania z usług – przez okres niezbędny do realizacji rezerwacji lub usługi, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony koniecznością ochrony praw Administratora.
5. Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przechowywania danych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują, na zasadach określonych w RODO, następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych osobowych – zgodnie z art. 15 RODO.
2. Prawo sprostowania danych osobowych – zgodnie z art. 16 RODO.
3. Prawo żądania usunięcia danych osobowych – zgodnie z art. 17 RODO.
4. Prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – zgodnie z art. 18 RODO.
5. Prawo przenoszenia danych osobowych – zgodnie z art. 20 RODO, jeżeli spełnione są przesłanki określone w tym przepisie.
6. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – zgodnie z art. 21 RODO, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
7. Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Realizacja poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej oraz okoliczności przetwarzania danych osobowych.

W celu skorzystania z przysługujących praw można skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

Strona internetowa organu nadzorczego: www.uodo.gov.pl.

10. Obowiązek podania danych osobowych

Podanie danych osobowych może być:

1. Wymogiem umownym – jeżeli dane są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy.
2. Wymogiem ustawowym – jeżeli obowiązek ich podania wynika z przepisów prawa.
3. Warunkiem realizacji usługi – jeżeli dane są niezbędne do dokonania rezerwacji lub skorzystania z określonej usługi.
4. Dobrowolne – w szczególności w przypadku kierowania zapytań lub przetwarzania danych na podstawie zgody.

Niepodanie danych niezbędnych do realizacji określonego celu może uniemożliwić zawarcie umowy, wykonanie usługi, dokonanie rezerwacji, przeprowadzenie rozliczenia lub rozpatrzenie zgłoszenia.

11. Źródło pozyskiwania danych osobowych

Dane osobowe pozyskiwane są przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dotyczą.

W przypadku współpracy z kontrahentami będącymi osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi dane osób reprezentujących kontrahentów oraz osób wyznaczonych do kontaktu mogą być pozyskiwane:

1. Bezpośrednio od kontrahenta.
2. Od osoby reprezentującej kontrahenta.
3. Z publicznie dostępnych rejestrów, w szczególności Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

W takich przypadkach Administrator może przetwarzać imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, informacje o pełnionej funkcji oraz zakresie reprezentacji.

12. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe przetwarzane przez Międzychodzki Ośrodek Sportu, Turystyki i Rekreacji sp. z o.o. w Międzychodzie nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

14. Monitoring wizyjny

Na wybranych obszarach obiektów Spółki stosowany jest monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz ochrony mienia.

Szczegółowe informacje dotyczące celów, podstaw prawnych, zakresu oraz okresu przechowywania danych pochodzących z monitoringu znajdują się w odrębnej Klauzuli informacyjnej dotyczącej monitoringu wizyjnego, dostępnej w Biuletynie Informacji Publicznej Spółki w zakładce „Klauzule informacyjne – Monitoring”.